Ombudsman local : ce que vous devez faire
Cette page explique, statut par statut, ce que vous devez concrètement faire dans CompMan en tant qu'ombudsman local.
Il existe deux procédures (Plainte Client vs Avocat, et Plainte Avocat vs Client) qui suivent exactement la même logique, statut par statut — seuls le client et l'avocat échangent leur position (plaignant / mis en cause). Le détail ci-dessous est rédigé à partir de la procédure Plainte Client vs Avocat ; pour la procédure inverse, lisez simplement "avocat" à la place de "client" et inversement.
Liens vers les diagrammes complets (FigJam)
Si vous préférez une vue d'ensemble visuelle plutôt que le déroulé pas-à-pas ci-dessous :
Décision d'acceptation
Statut : Recevable / En attente de la réponse de l'ombudsman local
- Acceptez ou refusez le dossier qui vous a été attribué (
Accepte le dossier/Refuse le dossier).- Accepter → des emails de confirmation partent automatiquement au client et à l'avocat, le statut passe à
Recevable / En traitement. - Refuser → le dossier retourne à l'ombudsman principal pour être réattribué ; vous n'avez plus rien à faire dessus.
- Accepter → des emails de confirmation partent automatiquement au client et à l'avocat, le statut passe à
Traitement
Statut : Recevable / En traitement
- Échangez avec le client et l'avocat (emails envoyés et reçus), en enregistrant chaque échange comme une action dans le dossier, jusqu'à un accord ou une recommandation.
- ⏰ Des rappels automatiques vous sont envoyés à 45, 90, 180 et 185 jours de traitement pour vous inviter à faire avancer le dossier.
- Une fois le dossier complet, enregistrez l'action
Dossier complet— le statut passe àRecevable / En traitement / Complet.
Vous pouvez vous retirer du dossier (Se retirer du dossier) à tout moment, y compris à ce stade — cela clôture le dossier immédiatement, sans passer par les étapes ci-dessous. Le client ou l'avocat peuvent également vous informer à tout moment qu'ils se retirent (emails Retrait du client / Retrait de l'avocat) ; vous enregistrez alors le motif correspondant une fois en clôture (voir plus bas).
Début de la clôture
Statut : Recevable / En traitement / Complet
Depuis ce statut, enregistrez l'action Début de la cloture — le statut passe à Recevable / En traitement / Cloture en cours. C'est à ce moment que vous complétez le rapport de fin de mission.
Clôture
Statut : Recevable / En traitement / Cloture en cours
Enregistrez l'un des motifs suivants. Dans tous les cas, le dossier passe au statut Clôturé / Dossier clôturé localement / Raison, et c'est ensuite à l'ombudsman principal de le clôturer définitivement avec ce même motif (voir sa page).
| Motif | Action à faire |
|---|---|
| Accord entre les parties | Cloture du dossier localement > Accord |
| Accord transactionnel | Cloture du dossier localement > Accord transactionnel |
| Accord suite à une recommandation non contraignante | Cloture du dossier localement > Accord suite à une recommandation non contraignante de l'Ombudsman |
| Absence d'accord | Cloture du dossier localement > Absence d'accord |
| Absence d'accord suite à une recommandation non contraignante | Cloture du dossier localement > Absence d'accord suite à une recommandation non contraignante de l'Ombudsman |
| Retrait du client | Cloture du dossier localement > Retrait du client |
| Retrait de l'avocat | Cloture du dossier localement > Retrait de l'avocat |
| Retrait de l'ombudsman local | Se retirer du dossier |
| Restauration de la collaboration | Cloture du dossier localement > Restauration de la collaboration |