Ombudsman principal : ce que vous devez faire
Cette page explique, statut par statut, ce que vous devez concrètement faire dans CompMan en tant qu'ombudsman principal. Pour ce que fait l'ombudsman local une fois le dossier attribué, consultez sa page.
Il existe deux procédures (Plainte Client vs Avocat, et Plainte Avocat vs Client) qui suivent exactement la même logique, statut par statut — seuls le client et l'avocat échangent leur position (plaignant / mis en cause). Le détail ci-dessous est rédigé à partir de la procédure Plainte Client vs Avocat ; pour la procédure inverse, lisez simplement "avocat" à la place de "client" et inversement.
Liens vers les diagrammes complets (FigJam)
Si vous préférez une vue d'ensemble visuelle plutôt que le déroulé pas-à-pas ci-dessous :
Réception d'un nouveau dossier
Statut : A déterminer
- Indiquez le barreau et la ou les catégorie(s) du dossier.
- Vérifiez la recevabilité. Si l'un des motifs suivants s'applique, faites l'action correspondante : le dossier se clôture automatiquement avec ce motif, sans étape supplémentaire de votre part.
- Avocat dans un autre rôle (curateur, administrateur de biens, …)
- L'avocat n'est pas sous la juridiction OBFG/OVB
- Procédure juridique en cours
- Plainte hors délai
- Procédure en cours auprès du bâtonnier
- Transférer le dossier
- Si le dossier est recevable et la langue correspond, enregistrez l'action "le dossier peut être traité et la langue correspond".
- Un avis de recevabilité est envoyé automatiquement au client.
- Le statut passe à
Recevable / En attente.
- Cas particulier : un dossier rejeté automatiquement par la plateforme (pas de contact préalable, contact vieux de plus d'un an, procédure judiciaire en cours, ou dossier déjà chez le bâtonnier — statut
Clôturé / Rejeté par la plateforme) peut, à partir de là, être requalifié manuellement en dossier recevable si vous estimez que le rejet automatique ne s'applique pas.
Attribution
Statut : Recevable / En attente
- Attribuez un ombudsman local.
- ⏰ Si l'ombudsman local n'a pas encore accepté ou refusé le dossier après 15 jours, un rappel automatique lui est envoyé — vous n'avez rien à faire à ce stade.
- Si l'ombudsman local refuse le dossier, il revient automatiquement à ce même statut : attribuez-le à un autre ombudsman local.
Clôture définitive
Statut : Clôturé / Dossier clôturé localement / Raison
Une fois que l'ombudsman local a clôturé un dossier localement avec un motif (voir sa page), ce motif apparaît sur le dossier et c'est à vous de le clôturer définitivement en enregistrant l'action miroir correspondante :
| Motif choisi par l'ombudsman local | Action à faire |
|---|---|
| Accord entre les parties | Cloture du dossier définitive > Accord |
| Accord transactionnel | Cloture du dossier définitive > Accord transactionnel |
| Accord suite à une recommandation non contraignante | Cloture du dossier définitive > Accord suite à une recommandation non contraignante de l'Ombudsman |
| Absence d'accord | Cloture du dossier définitive > Absence d'accord |
| Absence d'accord suite à une recommandation non contraignante | Cloture du dossier définitive > Absence d'accord suite à une recommandation non contraignante de l'Ombudsman |
| Retrait du client | Cloture du dossier définitive > Retrait du client |
| Retrait de l'avocat | Cloture du dossier définitive > Retrait de l'avocat |
| Restauration de la collaboration | Cloture du dossier définitive > Restauration de la collaboration |
| Retrait de l'ombudsman local | même motif que celui choisi par l'ombudsman local |
Cette action fait passer le dossier au statut Clôturé / Dossier clôturé définitivement / Raison.