Informations pratiques
1) Votre plateforme:
2) Accès
Une fois sur la plateforme, utilisez votre adresse e-mail et votre mot de passe pour vous connecter.
- Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur “Mot de passe oublié”.
- Si vous n'avez pas de compte, veuillez contacter votre ombudsman principal pour la création d'un compte
Une fois connecté, ajoutez le lien à vos favoris afin de faciliter l’accès
3) Rôles sur la plateforme
Deux rôles sont utilisés au sein de CompMan pour l'OBFG :
- Ombudsman principal : a une vue sur l'ensemble des dossiers. Il examine les nouveaux dossiers et les assigne aux ombudsmans locaux compétents.
- Ombudsman local : traite les dossiers qui lui sont assignés. Il n'a accès qu'aux dossiers dont il est responsable.
4) Adresses email de la plateforme:
CompMan peut être contacté via deux types d’adresses e-mail : la première pour la création de nouveaux dossiers, et la deuxième pour le traitement d’un dossier, destinée aux échanges avec les plaignants, les avocats et les tiers.
Adresse e-mail pour la création d’un nouveau dossier
Lorsque vous recevez une nouvelle plainte, l’e-mail peut être transféré à l’adresse ci-dessous pour la création d’un nouveau dossier.
- NL: klachten@obfg.compman.be
- FR: plaintes@obfg.compman.be
- DE: beschwerden@obfg.compman.be
- EN: complaints@obfg.compman.be
Important : L’e-mail doit être envoyé depuis l’une de vos adresses générales suivantes pour être accepté par la plateforme :
- [À compléter — adresse email générale actuelle de l'OBFG]
→ Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à éviter que n’importe qui puisse créer des dossiers sur votre plateforme simplement en envoyant un e-mail à l’une des adresses ci-dessus.
Adresse e-mail pour le traitement des dossiers:
Tout email que vous envoyez depuis CompMan sera envoyé depuis l'adresse email ci-dessous.
- FR: traitement@obfg.compman.be
- NL: behandeling@obfg.compman.be
- DE: behandlung@obfg.compman.be
- EN: process@obfg.compman.be
Lorsque des plaignants, des avocats ou des tiers répondent aux e-mails que vous leur envoyez depuis CompMan, leurs réponses sont automatiquement intégrées dans CompMan.
→ Si l’objet de l’e-mail contient le numéro du dossier, l’e-mail sera directement rattaché au bon dossier. Cela se produira dans la majorité des cas, car les destinataires répondront généralement sans modifier l’objet.
→ Si l’objet de l’e-mail ne contient pas le numéro du dossier, l’e-mail sera redirigé vers la boîte de réception des e-mails non identifiés et devra ensuite être transféré vers le bon dossier. Cette boîte de réception est accessible en cliquant sur le premier onglet de CompMan (voir capture d’écran ci-dessous).
5) Formulaire pour le plaignant:
Les plaignants peuvent introduire leur plainte via le formulaire disponible sur le site web de l'OBFG. Vous trouverez ci-dessous le lien vers le formulaire :
6) Portail pour le plaignant:
Les plaignants ont accès à un portail leur permettant de consulter leur plainte. Ce portail, sécurisé, est accessible via le lien ci-dessous. Seul le plaignant ayant introduit la plainte peut y accéder.