Introduction
Objet du guide
Ce guide utilisateur a pour objectif d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main et l’utilisation quotidienne de CompMan, la plateforme de gestion des plaintes et des procédures administratives destinée aux services de médiation.
Il fournit une description structurée et complète de l’ensemble des fonctionnalités offertes par le logiciel, ainsi que des instructions pas à pas pour permettre à chaque utilisateur — qu’il soit médiateur, gestionnaire, collaborateur administratif — d’utiliser CompMan de manière efficace, cohérente et sécurisée.
Le guide vise également à clarifier les bonnes pratiques, les règles d’utilisation essentielles, ainsi que les comportements attendus pour garantir une gestion rigoureuse des dossiers et une traçabilité optimale.
En résumé, ce document sert de référence pour :
- comprendre la logique générale du logiciel ;
- naviguer dans l’interface ;
- gérer les dossiers et leurs étapes ;
- utiliser les fonctionnalités complémentaires (statistiques, etc.) ;
- administrer et configurer la plateforme selon les besoins du service.
Il peut être consulté à tout moment, que ce soit pour une première prise en main ou pour approfondir certaines fonctionnalités spécifiques.
À qui s’adresse ce guide
Ce guide s’adresse à l’ensemble des utilisateurs de CompMan, quel que soit leur rôle au sein du service de médiation. Il est conçu pour répondre aux besoins de profils variés, depuis les nouveaux utilisateurs jusqu’aux collaborateurs expérimentés. Que vous découvriez l’outil ou que vous souhaitiez approfondir certaines fonctionnalités spécifiques, ce guide constitue une référence pour une utilisation optimale.
Avant de lire les autres pages de ce guide, je vous invite à vous rendre dans le glossaire. Il reprend tous les termes qui diffèrent d'un service à l'autre ainsi que leur correspondance avec les mots utilisés dans ce dit guide.
- Lien : Glossaire
Présentation générale de CompMan
CompMan est une plateforme web de gestion centralisée des plaintes, réclamations et autres procédures administratives destinées aux services de médiation. Elle permet de traiter l’ensemble du cycle de vie d’un dossier, depuis sa création jusqu’à sa clôture, en garantissant une traçabilité complète, une gestion structurée des données.
CompMan a été conçu pour répondre aux besoins spécifiques des services de médiation, notamment :
- Centralisation de l’information : tous les dossiers, documents, communications et actions sont regroupés au même endroit.
- Gestion par workflow : chaque type de procédure suit un ensemble d’étapes configurables, permettant un traitement cohérent et standardisé.
- Suivi collaboratif : plusieurs utilisateurs peuvent intervenir sur un même dossier en toute sécurité, avec un historique détaillé des actions.
- Gestion des parties : enregistrement structuré des plaignants, entités mises en cause, tiers, avocats, et autres intervenants nécessaires au traitement du dossier.
- Rapports et statistiques : outils d’analyse intégrés pour suivre l’activité du service, les volumes, les délais et les tendances.
- Personnalisation avancée : catégories, statuts, workflows, modèles de documents, champs personnalisés, utilisateurs et permissions peuvent être ajustés selon les besoins du service.
CompMan s’adapte à différents types de procédures (plaintes, informations, demandes particulières, etc.) et peut évoluer au fil du temps grâce à sa structure flexible. L’objectif est de fournir un outil fiable, ergonomique et sécurisé pour soutenir l’activité quotidienne des services de médiation et améliorer la qualité du traitement des dossiers.