Recherche avancée et filtres

Les Filtres sont des outils de recherche puissants qui vous permettent de trier et de cibler uniquement les dossiers qui vous intéressent à un moment donné. Ils vous aident à transformer une longue liste de dossiers en une sélection précise et gérable.

1) Création d'un Filtre

Pour créer un filtre, vous devez définir les critères de sélection que les dossiers doivent respecter :

1. Accéder aux filtres : Sur la page Dossiers, cliquez sur le bouton Tous les filtres.
2. Démarrer la configuration : Cliquez sur l'option Créer un filtre.
3. Définir les critères :
   • Sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez filtrer
     • Exemple: Statut du dossier, Date de réception, Entreprise
   • Sélectionnez l'opérateur de comparaison
     • Exemple : est égal à, est supérieur à, contient
   • Entrez la valeur à rechercher
     • Exemple : En cours d'instruction, 2024
4. Ajouter des critères : Si vous avez besoin de plusieurs conditions, deux options s'offrent à vous
   1. + Règle permet d'ajouter une règle dans le groupe actuel
   2. + Groupe permet de créer un nouveau groupe de règles afin de spécifier différents cas qui rendront le critère respecté ou non
5. Trier les résultats : Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter un tri aux résultats du filtre
   1. Cliquez sur Trier par et sélectionner le champ via lequel les données doivent être triées
   2. Changer comment les données doivent être triées, par ordre croissant ou décroissant dans le deuxième menu de sélection
6. Appliquer : Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton "Appliquer" pour mettre à jour la liste des dossiers selon votre configuration. Ceci ne sauvegarde pas le filtre, cela permet simplement de temporairement voir les résultats de votre filtre. L'étape suivante vous explique comme le sauvegarder.

2) Sauvegarder un Filtre

Si vous créez un filtre que vous utilisez régulièrement, vous pouvez le sauvegarder pour qu'il soit accessible immédiatement.

1. Aller dans le menu de modification du filtre, repérez le bouton "Appliquer et Enregistrer".
2. Donnez un nom explicite à votre filtre et cliquez dessus (ex: "Mes Dossiers urgents - Fin d'année").
3. Le filtre apparaîtra désormais dans la section Vos filtres du menu principal.

3) Exporter les Résultats du Filtre

Vous pouvez exporter la liste des dossiers affichée par votre filtre pour les analyser ou les intégrer à un rapport.

1. Appliquez le filtre souhaité sur la page Dossiers.
2. Rendez-vous tout à droite du tableau
3. Cliquez sur les (...) dans le haut du tableau et sélectionnez "Exporter les résultats"
4. La plateforme générera un fichier contenant toutes les informations détaillées des dossiers qui correspondent aux critères de votre filtre.

4) Affichage des filtres dans le tableau de bord

Un filtre que vous utilisez tous les jours peut être affiché sur le tableau de bord en suivant les étapes suivantes :

• Rendez-vous sur la page du tableau de bord
• Cliquez sur ajouter une table
• Sélectionnez le filtre que vous souhaitez utiliser dans le sous-menu Ajouter un filtre
• Et le tour est joué, sur votre tableau de bord est apparu une nouvelle table avec le filtre sélectionné appliqué

5) Dupliquer un filtre global

Il est possible de dupliquer un filtre et d’en modifier les conditions. Cela peut être utile, par exemple, lorsqu’un collègue est absent et que nous souhaitons assurer la gestion de ses dossiers.

Voici les étapes à suivre:

• Rendez-vous sur la page « Dossiers ».
• Cliquez sur « Tous les filtres ».
• Cliquez sur les trois points à côté du filtre que vous souhaitez dupliquer, puis sur « Dupliquer ».

• Le filtre est alors dupliqué : il conserve le même nom avec « (1) » à la fin et apparaît dans la section « Mes filtres ».
• Cliquez sur les trois points à côté de ce nouveau filtre, puis sur « Éditer ».

• Une fenêtre s’ouvre avec les conditions du filtre, que vous pouvez modifier.
• Vous pouvez par exemple changer le gestionnaire du dossier et sélectionner Jonathan.
• Modifiez ensuite le nom du filtre, par exemple en « Dossiers en cours de Jonathan ».
• Cliquez enfin sur « Appliquer & Enregistrer ».

Vous disposez maintenant d’un filtre affichant les dossiers en cours de Jonathan. Cette opération peut être réalisée avec n’importe quel autre filtre.

6) Afficher ou cacher des colonnes d'un tableau

Dans les pages de Dossiers et Dashboard, vous avez la possibilité de personnaliser les colonnes affichées dans les tableaux pour mieux répondre à vos besoins d'information.

1. Cliquez sur les trois points (...) situés en haut à droite du tableau que vous souhaitez personnaliser sur la ligne des en-têtes de colonnes.
2. Sélectionnez l'option "Afficher ou masquer des colonnes" dans le menu déroulant.
3. Une liste de toutes les colonnes disponibles s'affiche. Cochez les cases des colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau et décochez celles que vous souhaitez masquer.
4. Les modifications sont appliquées en temps réel, vous pouvez ainsi ajuster l'affichage de votre tableau selon vos préférences.

Ces préférences d'affichage sont spécifiques à votre compte et ne modifient pas la vue des autres utilisateurs. Vous pouvez ainsi personnaliser votre expérience de travail sans impacter celle de vos collègues.

Sauvegarde des préférences

Les colonnes que vous choisissez d'afficher ou de masquer sont sauvegardées pour votre compte. Ainsi, lorsque vous reviendrez sur la page, votre configuration personnalisée sera automatiquement appliquée.

7) Référence : Combinateurs, Opérateurs et Champs disponibles

Cette section liste l'ensemble des éléments que vous pouvez utiliser lors de la construction d'un filtre.

Combinateurs

Les combinateurs permettent de lier plusieurs règles ou groupes entre eux.

Combinateur	Signification
ET	Toutes les règles du groupe doivent être respectées.
OU	Au moins une des règles du groupe doit être respectée.

Opérateurs

Les opérateurs disponibles dépendent du type de champ sélectionné.

Champs texte

Opérateur	Signification
égal à	La valeur est exactement identique.
n'est pas égal à	La valeur est différente.
contient	La valeur contient la chaîne saisie.
commence par	La valeur commence par la chaîne saisie.
se termine par	La valeur se termine par la chaîne saisie.
ne contient pas	La valeur ne contient pas la chaîne saisie.
ne commence pas par	La valeur ne commence pas par la chaîne saisie.
ne se termine pas par	La valeur ne se termine pas par la chaîne saisie.
est dans	La valeur correspond à l'un des éléments d'une liste.
n'est pas dans	La valeur ne correspond à aucun des éléments d'une liste.
est nul	Le champ est vide / non renseigné.
n'est pas nul	Le champ est renseigné.

Champs nombre

Opérateur	Signification
égal à	La valeur est exactement identique.
n'est pas égal à	La valeur est différente.
est inférieur à	La valeur est strictement inférieure.
est supérieur à	La valeur est strictement supérieure.
est inférieur ou égal à	La valeur est inférieure ou égale.
est supérieur ou égal à	La valeur est supérieure ou égale.
est entre	La valeur est comprise entre deux bornes (incluses).
n'est pas entre	La valeur est en dehors de deux bornes.
est nul	Le champ est vide / non renseigné.
n'est pas nul	Le champ est renseigné.

Champs date

Opérateur	Signification
égal à	La date est exactement identique.
n'est pas égal à	La date est différente.
est inférieur à	La date est antérieure.
est inférieur ou égal à	La date est antérieure ou identique.
est supérieur à	La date est postérieure.
est supérieur ou égal à	La date est postérieure ou identique.
est entre	La date est comprise dans un intervalle.
n'est pas entre	La date est en dehors d'un intervalle.
est dans X jours	La date tombe exactement dans X jours à partir d'aujourd'hui.
est dans X jours ou moins	La date tombe dans X jours ou moins.
était il y a X jours	La date remonte exactement à X jours.
était il y a X jours ou plus	La date remonte à X jours ou plus.
était il y a X jours ou moins	La date remonte à X jours ou moins.
est nul	Le champ est vide / non renseigné.
n'est pas nul	Le champ est renseigné.

Champs sélection (liste, arbre, utilisateur)

Opérateur	Signification
égal à	La valeur sélectionnée correspond exactement.
n'est pas égal à	La valeur sélectionnée est différente.
contient (arbre uniquement)	La valeur appartient à la branche sélectionnée (inclut les sous-éléments).
est l'utilisateur actuel (utilisateur uniquement)	La valeur correspond à l'utilisateur connecté.
est nul	Aucune valeur n'est sélectionnée.
n'est pas nul	Une valeur est sélectionnée.

Champs booléen

Opérateur	Signification
est coché	La case est activée (Oui / Vrai).
n'est pas coché	La case est désactivée (Non / Faux).

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Champs filtrables

Dossier

Champ	Description	Type d'opérateurs
Numéro de dossier	Numéro séquentiel du dossier dans l'année.	Nombre
Année	Année du dossier.	Nombre
Titre	Titre du dossier.	Texte
Description	Description interne du dossier.	Texte
Langue du dossier	Langue de communication du dossier.	Sélection
Priorité	Niveau de priorité du dossier.	Sélection
Procédure	Procédure de traitement appliquée au dossier.	Sélection
Statut du dossier	Statut actuel du dossier. L'opérateur contient inclut les sous-statuts.	Arbre
Méthode de réception	Source par laquelle la plainte a été introduite (formulaire web, email, courrier…).	Sélection
Date de réception	Date à laquelle le dossier a été reçu.	Date
Date de complétion	Date à laquelle le dossier a été considéré comme complet (toutes les informations requises reçues).	Date
Date de clôture	Date à laquelle le dossier a été clôturé.	Date
Date limite	Date butoir pour le traitement du dossier.	Date
Date limite du dossier prolongée	Permet de filtrer les dossiers dont la date limite a fait l'objet d'une prolongation approuvée.	Est nul / N'est pas nul uniquement
Échéance prochaine action	Date limite de la prochaine action planifiée par le workflow du dossier.	Date
Prochaine action	Modèle de la prochaine action planifiée par le workflow du dossier.	Sélection
Gestionnaire du dossier	Utilisateur assigné à la gestion du dossier.	Utilisateur
Demande de prolongation de date limite	Permet de filtrer les dossiers ayant une demande de prolongation de date limite en attente de validation.	Est nul / N'est pas nul uniquement
Catégorie de dossier	Catégorie(s) du litige. L'opérateur contient inclut les sous-catégories.	Arbre
Entreprise	Entreprise impliquée dans le dossier. L'opérateur contient inclut les filiales.	Arbre
Plaignant	Plaignant lié au dossier.	Sélection
Rôle du plaignant	Rôle du plaignant dans le dossier (ex : Particulier, Représentant légal).	Sélection

Action

Champ	Description	Type d'opérateurs
Date de création d'une action	Date de création d'au moins une action du dossier.	Date
Échéance d'une action	Date limite d'au moins une action du dossier.	Date
Statut d'une action	Statut d'au moins une action du dossier (ex : Brouillon, Terminé).	Sélection
Action	Filtre les dossiers ayant au moins une action correspondant au modèle sélectionné (ex : Accusé de réception).	Sélection
Type de transaction d'une action	Indique si au moins une action est entrante (reçue d'un plaignant ou d'une entreprise) ou sortante (envoyée par un gestionnaire).	Sélection (Entrante / Sortante)
Type d'une action	Catégorie d'au moins une action, telle que configurée dans la paramétrisation (ex : Email, Courrier, Description).	Sélection
Statut d'envoi d'une action	Filtre les dossiers dont au moins une action est en erreur d'envoi. (Visible uniquement si la permission SendGrid est activée.)	Sélection - valeur : Erreur
Gestionnaire d'une action	Utilisateur responsable d'au moins une action du dossier.	Utilisateur

Dernière action

Ces champs s'appliquent uniquement à la dernière action enregistrée sur le dossier, contrairement aux champs de la section Action qui portent sur n'importe quelle action.

Champ	Description	Type d'opérateurs
Dernière action	Modèle de la dernière action du dossier.	Sélection
Type de transaction de la dernière action	Indique si la dernière action est entrante ou sortante.	Sélection (Entrante / Sortante)
Type de la dernière action	Catégorie de la dernière action.	Sélection
Date de création de la dernière action	Date de création de la dernière action.	Date
Échéance de la dernière action	Date limite de la dernière action.	Date
Date du dernier envoi	Date à laquelle le dernier email a été envoyé dans le cadre du dossier.	Date

Plaignant

Champ	Type d'opérateurs
Email du plaignant	Texte
Langue du plaignant	Sélection
Nom de l'entreprise du plaignant	Texte
Code postal du plaignant	Texte

Champs additionnels

Les champs additionnels configurés dans la paramétrisation apparaissent également comme critères de filtre. Le type d'opérateurs disponible dépend du type de champ additionnel :

Type de champ additionnel	Opérateurs disponibles
Texte / Texte multiligne	Texte
Nombre	Nombre
Date	Date
Liste / Arbre	Sélection
Booléen	Booléen