Inleiding

1) Doel van de handleiding

Deze gebruikershandleiding heeft tot doel de gebruikers te begeleiden bij de eerste kennismaking en het dagelijks gebruik van CompMan, het platform voor het beheer van klachten en administratieve procedures bestemd voor bemiddelingsdiensten.

Het biedt een gestructureerde en volledige beschrijving van alle functionaliteiten die de software biedt, evenals stapsgewijze instructies om elke gebruiker - of het nu gaat om een bemiddelaar, beheerder of administratief medewerker - in staat te stellen CompMan efficiënt, consistent en veilig te gebruiken.

De handleiding heeft ook tot doel de goede praktijken, de essentiële gebruiksregels en het verwachte gedrag te verduidelijken om een nauwgezet beheer van de dossiers en een optimale traceerbaarheid te garanderen.

Kortom, dit document dient als referentie om:

• de algemene logica van de software te begrijpen;
• door de interface te navigeren;
• dossiers en hun stappen te beheren;
• de aanvullende functionaliteiten (statistieken, enz.) te gebruiken;
• het platform te beheren en te configureren volgens de behoeften van de dienst.

Het kan op elk moment worden geraadpleegd, zowel voor een eerste kennismaking als om zich in bepaalde specifieke functionaliteiten te verdiepen.

2) Voor wie is deze handleiding bestemd

Deze handleiding is bestemd voor alle gebruikers van CompMan, ongeacht hun rol binnen de bemiddelingsdienst. Het is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van diverse profielen, van nieuwe gebruikers tot ervaren medewerkers. Of u nu de tool ontdekt of zich wilt verdiepen in specifieke functionaliteiten, deze handleiding vormt een referentie voor een optimaal gebruik.

Alvorens de andere pagina's van deze handleiding te lezen, nodig ik u uit om naar de woordenlijst te gaan. Deze bevat alle termen die van dienst tot dienst verschillen, evenals hun overeenkomst met de woorden die in deze handleiding worden gebruikt.

Link: Woordenlijst

3) Algemene Presentatie van CompMan

CompMan is een webplatform voor het gecentraliseerd beheer van klachten, vorderingen en andere administratieve procedures bestemd voor bemiddelingsdiensten. Het maakt het mogelijk om de gehele levenscyclus van een dossier te behandelen, van de aanmaak tot de afsluiting, waarbij een volledige traceerbaarheid en een gestructureerd gegevensbeheer worden gegarandeerd.

CompMan is ontworpen om te voldoen aan de specifieke behoeften van bemiddelingsdiensten, met name:

• Centralisatie van informatie: alle dossiers, documenten, communicaties en acties zijn op één plaats gegroepeerd.
• Beheer via workflow: elk type procedure volgt een reeks configureerbare stappen, wat een coherente en gestandaardiseerde behandeling mogelijk maakt.
• Samenwerkend toezicht: meerdere gebruikers kunnen veilig aan hetzelfde dossier werken, met een gedetailleerde geschiedenis van de acties.
• Beheer van partijen: gestructureerde registratie van klagers, betrokken entiteiten, derden, advocaten en andere betrokkenen die nodig zijn voor de behandeling van het dossier.
• Rapporten en statistieken: geïntegreerde analyse-instrumenten om de activiteit van de dienst, de volumes, de termijnen en de trends op te volgen.
• Geavanceerde personalisatie: categorieën, statussen, workflows, documentsjablonen, aangepaste velden, gebruikers en permissies kunnen worden aangepast aan de behoeften van de dienst.

CompMan past zich aan verschillende soorten procedures aan (klachten, informatie, specifieke verzoeken, enz.) en kan na verloop van tijd evolueren dankzij de flexibele structuur. Het doel is om een betrouwbare, ergonomische en veilige tool te bieden ter ondersteuning van de dagelijkse activiteit van bemiddelingsdiensten en ter verbetering van de kwaliteit van de dossiervoorbereiding.