Toegang tot het platform
1) Randvoorwaarden
Alvorens toegang te krijgen tot CompMan, moeten bepaalde technische en organisatorische voorwaarden voldaan zijn om een vlot, veilig en conform gebruik met de standaarden van de bemiddelingsdienst te garanderen.
Minimale technische configuratie
Om CompMan in goede omstandigheden te gebruiken, moet de gebruiker beschikken over:
- Een computer of tablet.
- Een stabiele internetverbinding.
- Een compatibele en bijgewerkte browser, waaronder:
- Google Chrome (aanbevolen)
- Mozilla Firefox
- Microsoft Edge
- Safari (voor macOS of iOS)
De software vereist geen installatie: hij werkt volledig via de browser.
Actieve gebruikersaccount
- De gebruiker moet beschikken over een CompMan-account die door de beheerder van de dienst is aangemaakt.
- Bij de eerste aanmelding is het aanbevolen om het wachtwoord te wijzigen en de persoonlijke gegevens die aan de account zijn gekoppeld te controleren.
2) Toegangs-URL
CompMan is toegankelijk via een webinterface, zonder enige lokale installatie. De toegang gebeurt rechtstreeks vanuit een compatibele browser.
Toegangsadres
De URL van het CompMan-platform is de volgende: https://app.compman.be
U hoeft enkel dit adres in de adresbalk van de browser in te voeren om de aanmeldingspagina te bereiken.
Gebruikstips
- Voeg de URL toe aan uw favorieten voor snellere toegang.
- Vermijd het gebruik van CompMan op openbare of onbeveiligde Wi-Fi-netwerken.
3) Eerste aanmelding
Bij de aanmaak van uw account ontvangt u een welkomst-e-mail met uw aanmeldingsgegevens. Deze eerste stap is essentieel om uw toegang tot CompMan te activeren en uw wachtwoord te personaliseren.
Ontvangst van de welkomst-e-mail
Nadat uw account door de beheerder van de dienst is aangemaakt, ontvangt u een welkomst-e-mail. Deze e-mail bevat de volgende informatie:
- uw e-mailadres;
- een automatisch gegenereerd tijdelijk wachtwoord;
- de toegangslink naar het platform.
Bewaar deze e-mail totdat uw eerste aanmelding is voltooid.
Aanmelding met het tijdelijke wachtwoord
Om voor de eerste keer toegang te krijgen tot CompMan:
- Klik op de link in het bericht of voer de officiële URL in uw browser in.
- Voer uw in de e-mail vermelde aanmeldingsgegevens in.
- Kopieer en plak het tijdelijke wachtwoord.
- Klik op Inloggen.
Als de identificatie correct is, wordt u automatisch door het platform omgeleid naar de procedure voor het wijzigen van het wachtwoord.
Een nieuw wachtwoord kiezen
Tijdens deze eerste aanmelding vraagt CompMan u om het tijdelijke wachtwoord te vervangen door een persoonlijk wachtwoord. Uw nieuw wachtwoord moet:
- alleen bij u bekend zijn;
- niet lijken op een eerder gebruikt wachtwoord.
Voer het nieuwe wachtwoord in de voorziene velden in, bevestig het, en valideer het vervolgens. Zodra de wijziging is doorgevoerd, is uw toegang geactiveerd en wordt u omgeleid naar uw dashboard.
Veiligheidstips
- Bewaar uw wachtwoord op een veilige plek.
- Deel het nooit, zelfs niet met collega's of leidinggevenden.
- Werk het regelmatig bij.
Uw account is nu volledig operationeel en klaar voor normaal gebruik van CompMan.
4) Eerste stappen na uw eerste aanmelding
Na uw eerste aanmelding zijn er nog enkele kleine dingen te configureren om het platform optimaal te benutten.
Profiel
Toegang
Om toegang te krijgen tot uw profiel: Klik rechtsboven op uw naam en voornaam.
Accountinstellingen
Deze pagina is verdeeld in twee tabbladen:
- Persoonlijke informatie: U kunt hier uw telefoonnummer, mobiel telefoonnummer en de weergavetaal van het platform wijzigen.
- Wachtwoord wijzigen: U kunt hier uw wachtwoord op elk moment wijzigen.
Profielfoto
U kunt uw profielfoto bijwerken of toevoegen door te klikken op het bewerkingspictogram rechtsonder in uw avatar. Kies een afbeelding van uw computer en klik op "Opslaan" om uw nieuwe foto te bevestigen.
Persoonlijke informatie
-
Telefoonnummers: U kunt uw telefoonnummers (mobiel of vast) toevoegen of wijzigen door de gegevens in de overeenkomstige velden te bewerken. Vergeet niet op "Opslaan" te klikken om uw wijzigingen op te slaan.
-
Taal: U kunt de weergavetaal van het platform kiezen door op het vervolgkeuzemenu "Taal" te klikken. De beschikbare opties zijn doorgaans Frans, Nederlands, Engels of Duits. Selecteer de taal van uw keuze en klik op "Opslaan" om de wijzigingen toe te passen.
Adres
Wanneer deze functionaliteit voor uw entiteit is geactiveerd, is er op de pagina met uw persoonlijke informatie een extra tabblad Adres beschikbaar. U kunt hier uw volledige adres invullen (straat, nummer, bus, postcode, gemeente, provincie, regio, land).
Wachtwoord wijzigen
Om uw wachtwoord te wijzigen:
- Voer uw huidig wachtwoord in het veld "Huidig wachtwoord" in.
- Voer uw nieuw wachtwoord in het veld "Nieuw wachtwoord" in.
- Bevestig uw nieuw wachtwoord door het opnieuw in te voeren in het veld "Herhaal het wachtwoord".
- Klik op "Wachtwoord wijzigen" om de wijziging te bevestigen.
Het is mogelijk om de ingevoerde wachtwoorden te tonen door de checkbox "Wachtwoorden weergeven" aan te vinken. Dit kan handig zijn om invoerfouten te vermijden.
Afwezigheidsbericht
Deze pagina is bedoeld voor het instellen van uw afwezigheidsstatus. U kunt hier de periodes opgeven tijdens welke u niet beschikbaar bent, alsook een gepersonaliseerde e-mail die automatisch wordt verstuurd als antwoord aan iedereen die u tijdens uw afwezigheid contacteert.
Afwezigheidsstatus activeren:
- Activeer de schakelaar "Afwezigheidsbericht activeren".
- Selecteer de begindatum en -tijd van uw afwezigheid. De einddatum en -tijd zijn optioneel: als u deze niet instelt, blijft uw afwezigheidsstatus actief totdat u deze manueel deactiveert.
- Indien gewenst kunt u het automatisch e-mailantwoord activeren via de schakelaar "E-mailantwoord bij afwezigheid activeren". U kunt vervolgens het bericht aanpassen dat automatisch wordt verstuurd als antwoord aan iedereen die u tijdens uw afwezigheid contacteert.
- Klik op "Opslaan" om uw afwezigheidsstatus en/of uw automatisch antwoordbericht te bevestigen.
Afwezigheidsstatus deactiveren:
- Deactiveer de schakelaar "Afwezigheidsbericht activeren".
- Klik op "Opslaan" om de deactivering van uw afwezigheidsstatus te bevestigen.
Wanneer uw afwezigheidsstatus actief is, wordt er automatisch een afwezigheidsbericht weergegeven aan uw collega's bij het toewijzen van een beheerder aan een dossier.
Werking van het automatisch antwoord
Wanneer het automatisch e-mailantwoord is geactiveerd, stuurt CompMan automatisch een afwezigheidsbericht naar elke afzender die u via het platform contacteert tijdens uw afwezigheidsperiode. Het verstuurde bericht is het bericht dat u hebt geconfigureerd in het daarvoor voorziene veld.
Enkele belangrijke punten:
- Het antwoord wordt alleen verstuurd als de inkomende e-mail arriveert tijdens de actieve afwezigheidsperiode (tussen de begin- en einddatum, of vanaf de begindatum als er geen einddatum is ingesteld).
- Om herhaalde verzendingen te vermijden, ontvangt eenzelfde afzender slechts één automatisch antwoord per afwezigheidsperiode, ook als hij u meerdere e-mails stuurt.
- Buiten de afwezigheidsperiode wordt er geen automatisch antwoord verstuurd.
E-mailhandtekening
Op deze pagina kunt u uw e-mailhandtekening instellen, die automatisch aan het einde van alle e-mails verzonden vanuit CompMan wordt toegevoegd.
Elke wijziging van uw e-mailhandtekening moet worden opgeslagen door op de knop "Opslaan" te klikken.
Elektronische handtekening
Op deze pagina kunt u uw elektronische handtekening instellen, die kan worden gebruikt om documenten rechtstreeks vanuit CompMan elektronisch te ondertekenen.
Hier hoeft u niet op "Opslaan" te klikken: uw elektronische handtekening wordt automatisch opgeslagen bij elke wijziging.
Actienoverzicht
Op deze pagina kunt u de standaardweergave van uw acties op het platform instellen. U kunt kiezen tussen twee opties:
- Klassieke weergave: De volledige weergave met alle velden en details zichtbaar.
- Vereenvoudigde weergave: Een compacte weergave die de belangrijkste informatie benadrukt, voor sneller lezen. Alle details blijven toegankelijk door op de actie te klikken.
Elke wijziging van uw actienoverzicht moet worden opgeslagen door op de knop "Opslaan" te klikken.
Deze vereenvoudigde weergave is uitsluitend beschikbaar voor bemiddelingsdiensten die deze functionaliteit hebben geactiveerd. Als u deze optie niet ziet, heeft uw dienst de vereenvoudigde weergave nog niet geactiveerd.
Notificaties
Op deze pagina kunt u voor elk type gebeurtenis kiezen of u hiervoor per e-mail wilt worden verwittigd, naast de melding die in het platform wordt weergegeven.
Beweeg met de muis over het ⓘ-icoon naast een type gebeurtenis om te zien in welk geval deze melding wordt verzonden.
Vink het overeenkomstige vakje in de kolom Notificatie per e-mail aan of uit voor elk type gebeurtenis, en klik vervolgens op "Opslaan" om uw keuzes te bevestigen.
Beheer en Filtering van Dossiers
Ga nu naar de pagina met de Dossiers, waar u al uw bemiddelingen beheert.
- Toegang: De Dossier-pagina bevindt zich in de zijbalk, geïdentificeerd door het derde pictogram vanaf de bovenkant van de pagina.
- Link: https://app.compman.be/cases
Op deze pagina vindt u de volledige lijst van alle Dossiers die beschikbaar zijn op het platform voor uw bemiddelingsdienst.
Filters
Filters zijn vooraf ingestelde configuraties waarmee u eenvoudig tussen de Dossiers kunt navigeren door ze te groeperen of te selecteren op basis van specifieke criteria (voortgangsstatus, datum, type geschil, enz.).
Filtercategorieën
Om toegang te krijgen tot alle filters, klikt u op de knop "Alle filters". Het uitklapmenu bestaat uit drie secties:
- Uw favoriete filters (In het begin verborgen als u er nog geen hebt gedefinieerd).
- Uw filters (In het begin verborgen als u er nog geen hebt aangemaakt).
- Globale filters (De standaard filters, inclusief degene die we voor uw dienst hebben voorgeconfigureerd).
Gebruik van Favoriete Filters
De categorie "Globale filters" bevat alle filters die we voor u hebben geconfigureerd. Om het overzichtelijker te maken en alleen de filters weer te geven die voor u het meest nuttig zijn op de Dossier-pagina, kunt u ze toevoegen aan uw favorieten.
Een filter aan Favorieten toevoegen:
- Open het menu Alle filters.
- Klik op het kleine sterretje naast het globale filter dat u wilt opslaan.
- Het filter verschijnt voortaan in de eerste sectie "Favorieten".
- Het wordt ook direct weergegeven op de Dossier-pagina, net naast de knop Alle Filters, voor onmiddellijke toegang.
Configuratie van het Dashboard
Ga nu naar de pagina van het Dashboard. Deze pagina is ontworpen om verschillende tabellen en grafieken weer te geven die de geaggregeerde resultaten van uw Dossiers vertegenwoordigen, gebaseerd op de filters die u configureert.
Eerste Configuratie
Wanneer u voor het eerst op deze pagina komt, ziet u een lege tabel met de titel: "Geen filter geselecteerd".
De eerste tabel configureren
Om het filter of de statistiek te kiezen die in deze initiële tabel moet worden weergegeven:
- Klik op de drie puntjes (...) rechtsboven in deze eerste tabel.
- Navigeer vervolgens naar de optie Filter kiezen.
- Selecteer het filter dat u in deze eerste tabel van uw dashboard wilt zien verschijnen. De tabel zal automatisch gevuld worden met de overeenkomstige gegevens.
Een andere tabel toevoegen
U kunt zoveel statistische tabellen toevoegen als nodig is om een volledig overzicht van de activiteit te krijgen.
- Klik op de knop Tabel toevoegen die onderaan de pagina beschikbaar is.
- In de nieuwe tabel die verschijnt, klikt u op de drie puntjes (...) en navigeert u naar de optie Filter toevoegen.
- Selecteer het filter dat u in deze nieuwe tabel wilt analyseren.
5) Wachtwoord vergeten / opnieuw instellen
Als u niet meer kunt aanmelden bij CompMan omdat u uw wachtwoord bent vergeten of omdat het niet meer werkt, kunt u zelfstandig een resetprocedure starten.
Toegang tot de functie "Wachtwoord vergeten"
Vanuit de aanmeldingspagina van CompMan:
- Klik op de link Wachtwoord vergeten? die onder het aanmeldingsformulier staat.
- U wordt doorgestuurd naar een speciale pagina voor het herstellen van het wachtwoord.
Uw e-mailadres invoeren
Op de resetpagina:
- Voer het e-mailadres in dat aan uw CompMan-account is gekoppeld.
- Klik op E-mail versturen. Als het adres overeenkomt met een bestaande account, wordt er een reset-e-mail naar u verzonden.
Ontvangst van de reset-e-mail
U ontvangt een e-mail met:
- een beveiligde link om een nieuw wachtwoord in te stellen;
- instructies om te volgen;
- een eventuele geldigheidsbeperking (afhankelijk van de configuratie van de dienst). Als u na enkele minuten niets ontvangt, controleer dan uw map Spam/Ongewenste e-mail, of neem contact op met uw beheerder.
Een nieuw wachtwoord instellen
Door op de link in de e-mail te klikken, krijgt u toegang tot een pagina om een nieuw wachtwoord te kiezen.
Dit wachtwoord moet voldoen aan de veiligheidsregels die door uw organisatie zijn opgelegd. Om het resetten te voltooien:
- Voer het nieuwe wachtwoord in.
- Bevestig het in het tweede veld.
- Klik op Mijn wachtwoord opnieuw instellen.
Uw wachtwoord is onmiddellijk bijgewerkt.
Aanmelding met het nieuwe wachtwoord
Ga vervolgens terug naar de aanmeldingspagina en gebruik:
- uw e-mailadres,
- en het nieuwe wachtwoord dat u zojuist hebt ingesteld. U zou zonder moeite moeten kunnen aanmelden.
7) Multitasking in CompMan
Om makkelijker in CompMan te werken, is het mogelijk om meerdere pagina's van de applicatie tegelijkertijd te openen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld informatie raadplegen in de ene module zonder uw lopende invoer in een andere module te verlaten.
Meerdere weergaven gebruiken
De meest efficiënte methode is om uw huidige pagina te dupliceren om zo uw gezichtspunten te vermenigvuldigen, en deze vervolgens indien nodig los te koppelen.
- Stap 1: Tabblad dupliceren Klik met de rechtermuisknop direct op het geopende tabblad bovenaan in uw browser en selecteer vervolgens "Dupliceren". Het nieuwe tabblad opent exact op dezelfde pagina, waardoor u een dossier kunt raadplegen terwijl uw zoekfilters in het vorige tabblad intact blijven.
- Stap 2: Loskoppelen om een venster te maken (Optioneel) Als u met twee schermen werkt of als u uw hoofdscherm in tweeën wilt splitsen, kunt u dit tabblad omzetten in een onafhankelijk venster: klik op het gedupliceerde tabblad, houd de muisknop ingedrukt en sleep het naar beneden of naar uw tweede scherm.
⚠️ Belangrijke opmerking: Gegevens bijwerken
CompMan deelt dezelfde sessie op al uw pagina's, maar de weergave wordt niet automatisch tussen de pagina's gesynchroniseerd:
- Als u informatie wijzigt op pagina A, zal deze niet onmiddellijk zichtbaar zijn op pagina B.
- U moet de bestemmingspagina verversen (toets F5 op uw toetsenbord of het pictogram met de cirkelvormige pijl linksboven) om de wijzigingen zichtbaar te maken.
