Beheer van Dossiers

In dit deel van de gebruikershandleiding zullen we u de verschillende concepten en functionaliteiten met betrekking tot het Dossier uitleggen.

1) Aanmaken van een Nieuw Dossier

Deze sectie zal de verschillende manieren uitleggen om een nieuw Dossier in het platform te introduceren.

De Verschillende Creatiemethoden

• Methode 1: Online formulier (Website)
  • Uitleg: Het circuit waarmee de meeste Dossiers worden geïnitieerd. Het wordt ingevuld door de Klager op uw website.
  • Gevolg: Het Dossier komt vooraf ingevuld aan in het platform.
• Methode 2: Doorsturen via E-mail
  • Uitleg: Wanneer u een e-mail doorstuurt naar het volgende e-mailadres: klachten@[entiteit].compman.be, wordt een Dossier aangemaakt als het verzendende e-mailadres een van de geautoriseerde adressen is om een nieuw Dossier aan te maken.
  • Gevolg: Het systeem creëert een nieuw Dossier met de doorgestuurde e-mail als eerste actie.
• Methode 3: Handmatig Aanmaken in het Platform
  • Uitleg: Stap-voor-stap proces om een Dossier van A tot Z door een beheerder aan te maken. Door de basisgegevens in te vullen, wordt een Dossier aangemaakt en kunnen de andere gegevens vervolgens handmatig worden ingevuld.

2) Detail van een Dossier

Dit is het hart van het CompMan-platform, waar alle informatie van een Dossier wordt weergegeven op een pagina die is georganiseerd in verschillende secties.

De Dossier-Header

De header geeft u de identificatie-informatie en de onmiddellijke beheersacties:

• Prioriteit: Geeft het urgentieniveau van het Dossier aan (hier is de indicator "Geen prioriteit" zichtbaar).
• Dossiernummer: De unieke en permanente identificatiecode van het Dossier (bv: COMP-2023/0001).
• Beheerder: Een knop (+ Beheerder) maakt het mogelijk om een beheerder aan het Dossier toe te wijzen. Dit deel toont dus de lijst van gebruikers die aan het Dossier zijn toegewezen.
• Navigatie: U kunt navigeren tussen de verschillende pagina's van een Dossier, de algemene informatie, de notities of de documenten. Deze verschillende delen worden hieronder gedetailleerd.

Navigeren tussen dossiers

Wanneer u een dossier opent vanuit de dossierlijst, een filter, de fiche van een onderneming of die van een klager, verschijnt boven de header een navigatiebalk:

• Kruimelpad: toont waar u vandaan komt (bijvoorbeeld Dossiers / Mijn filter / 2026-1). Klik op een element om terug te keren naar de betreffende lijst, met haar filters.
• Positie: geeft de plaats van het dossier in de oorspronkelijke lijst weer (bijvoorbeeld 1 / 6).
• Pijlen: ga naar het vorige of volgende dossier van de lijst, zonder terug te keren. De volgorde is die van de oorspronkelijke lijst, met haar filters en sortering.

Het dossier overdragen

Vanuit het optiemenu van het Dossier maakt de actie Het dossier overdragen het mogelijk om een volledig Dossier naar een andere entiteit te versturen:

• Er opent een modaal venster waarin u de doelentiteit kunt selecteren: enkel entiteiten die geconfigureerd zijn om overdrachten vanuit uw entiteit te aanvaarden, verschijnen in de lijst.
• U kunt ook een notitie toevoegen ter attentie van de ontvangende entiteit.
• De overdracht verplaatst de volledige dossiergeschiedenis (Klagers, Ondernemingen, documenten, acties).

Deze actie is onomkeerbaar: het Dossier wordt aan uw kant afgesloten zodra het is overgedragen, en de ontvangende entiteit krijgt een vermelding in de dossiers/een melding die de overdracht van het dossier signaleert.

Het dossier verwijderen

Nog steeds vanuit het optiemenu van het Dossier maakt de actie Het dossier verwijderen het mogelijk om een Dossier definitief te verwijderen:

• Er verschijnt een bevestigingsvenster om de bewerking te valideren.
• Alle gegevens die aan dit Dossier zijn gekoppeld (Klagers, Ondernemingen, documenten, acties, enz.) worden verwijderd.

Deze actie is onomkeerbaar: eenmaal bevestigd, kunnen het Dossier en alle bijbehorende gegevens niet meer worden hersteld.

De Metadata en Opvolging

Dit gebied toont de status en de belangrijke Datums van het Dossier:

• Dossierstatus: Geeft de huidige fase van het bemiddelingsproces aan.
• Ontvangstdatum: De Datum waarop het Dossier initieel is ontvangen (bv: 20/01/2023).
• Vooltooingsdatum: De sleutelDatums voor de ontvankelijkheid en de beëindiging van de behandeling (bv: 09/02/2025).
• Deadline: De uiterste Datum voor de behandeling van het Dossier.
• Afsluitingsdatum: De Datum waarop het Dossier werd afgesloten

De Beheertabs

Het lichaam van de pagina is georganiseerd in tabs om de verschillende categorieën van informatie te structureren:

A. Algemene informatie

Deze tab, standaard geopend, bevat alle gestructureerde gegevens van het Dossier:

Algemeen

Element	Inhoud	Mogelijke Acties
Referentienummer	De unieke en permanente identificatiecode van het Dossier.	Geen handmatige wijziging toegestaan (toegewezen door het systeem).
Taal	De standaard communicatietaal van het Dossier.	Wijziging van de Taal: U kunt de taal wijzigen (die standaard is ingesteld door het webformulier of de initiële e-mail) om aan de behoeften van de Klager te voldoen.
Communicatiemethode	De bron waarmee de klacht werd ingediend.	Wijziging van de Ontvangstmethode: U kunt deze wijzigen als deze initieel verkeerd werd geclassificeerd (bv: overgaan vanWebsite naar Post).
Procedure	De workflow toegepast op het Dossier (standaardBemiddeling).	Wijziging van de Procedure: U kunt de standaardprocedure wijzigen als de zaak een specifieke behandeling vereist (bv: overgaan naar eenVereenvoudigde of Buiten-Beveogdheid procedure).
Categorieën	Het of de types geschillen waarop het Dossier betrekking heeft.	Categorieën Toevoegen/Verwijderen: U kunt het Dossier classificeren door categorieën toe te voegen of te verwijderen om de rapportage te verfijnen.

Beschrijving

• Inhoud: Vrij tekstveld om een gedetailleerde samenvatting van het Dossier of de belangrijkste feiten in te voeren.
• Acties: U kunt de beschrijving op elk moment Toevoegen of Wijzigen, maar deze wordt meestal voltooid bij het begin van de behandeling.

Aanvullende Velden

• Inhoud: Aangepaste velden (tekst, nummer, Datum, vervolgkeuzelijst) om specifieke informatie over het Dossier te registreren (bv: Gevraagd bedrag, Contractnummer).
• Acties: U kunt deze aangepaste velden Invullen of Wijzigen.

Klagers

• Inhoud: De lijst van Klagers (personen of entiteiten) gekoppeld aan dit Dossier.
• Acties: U kunt een Klager Toevoegen, een Klager Verwijderen, of de gegevens van de Klager Wijzigen (contactgegevens, titel, rol) direct vanuit deze sectie door de Klager te selecteren en er vervolgens opnieuw op te klikken. Er verschijnt een menu om de Klager uit het Dossier te verwijderen of de gegevens van de Klager te wijzigen.

Ondernemingen

• Inhoud: De lijst van Ondernemingen gekoppeld aan dit Dossier. Wanneer een website is ingevuld voor de onderneming, wordt haar naam klikbaar en opent deze de website.
• Acties: U kunt een Onderneming Toevoegen, een Onderneming Verwijderen, of de gegevens van de Onderneming Wijzigen (contactpersoon, naam, aanvullende velden) direct vanuit deze sectie door de Klager te selecteren en er vervolgens opnieuw op te klikken. Er verschijnt een menu om de Onderneming uit het Dossier te verwijderen of de gegevens van de Onderneming te wijzigen.

Andere betrokkenen

• Inhoud: De lijst van andere betrokkenen (advocaten, autoriteiten, partners, experts, enz.) gekoppeld aan dit Dossier.
• Acties: U kunt een andere betrokkene Toevoegen, Verwijderen, of zijn fiche raadplegen door op zijn naam te klikken. Door de betrokkene te selecteren en er vervolgens opnieuw op te klikken, verschijnt een menu om hem uit het Dossier te verwijderen.

Gerelateerde dossiers

• Inhoud: De lijst van gelijkaardige, gerelateerde of eerdere Dossiers gekoppeld aan de huidige zaak (door dezelfde Klager, of hetzelfde geschil).
• Acties: U kunt gekoppelde Dossiers Toevoegen om het zoeken en de contextuele analyse te vergemakkelijken. De voorgestelde lijst toont de meest recente dossiers eerst en bevat noch het huidige dossier, noch de dossiers die al gekoppeld zijn. Typ een dossiernummer om snel het gezochte dossier terug te vinden.

B. Notities

Deze tab is de interne samenwerkingsruimte. Het stelt beheerders in staat om opmerkingen, memo's of uitwisselingen toe te voegen die niet bestemd zijn voor externe partijen.

• Het is mogelijk om een notitie toe te voegen door de inhoud op te stellen via de rijke teksteditor en op de knop Toevoegen te drukken.
• Om een gebruiker te vermelden, typt u @ gevolgd door hun naam: er verschijnt een lijst met suggesties, en de vermelde gebruiker ontvangt automatisch een melding.
• Om een notitie te bewerken, klikt u op de (...) en vervolgens op Notitie bewerken.
• Om een notitie te verwijderen, klikt u op de (...) en vervolgens op Verwijder notitie.

C. Documenten

De tab Documenten is de gecentraliseerde opslagruimte van het Dossier. Het bevat een lijst van alle bijlagen en belangrijke documenten die zijn verzonden of ontvangen via de acties van het Dossier (e-mails, post, enz.).

Raadpleging van Documenten

• Lijst: De documenten worden weergegeven als een lijst aan de linkerkant.
• Voorbeeld: Een voorbeeld van het geselecteerde document is direct beschikbaar aan de rechterkant van uw scherm.
• Downloaden: In het geval dat het document nog niet wordt ondersteund door de geïntegreerde viewer van het platform (specifieke formaten), zal een downloadknop beschikbaar zijn om het extern te openen.

Algemene Acties op de Documenten-tab

U kunt beheersacties uitvoeren op de hele tab via het contextmenu, toegankelijk door op de drie puntjes (...) rechts van de titel van de sectie te klikken:

Actie	Procedure
Documenten toevoegen (Handmatig)	1. Klik op (...) en selecteer Documenten toevoegen. 2. Sleep en plaats de bestanden in het gebied of klik op Een bestand bijvoegen. 3. Bevestig met de knop Bevestigen.
Alle documenten downloaden	Klik op (...) en selecteer Alle documenten downloaden.
Resultaat	Alle beschikbare documenten voor dit Dossier worden in één keer gedownload in een gecomprimeerd archief (ZIP).

Specifieke Acties op een Document

Voor meer specifieke acties klikt u op de drie kleine puntjes naast het gewenste document in de lijst. Er verschijnt een nieuw menu met de volgende opties:

• Markeren als vertrouwelijk: Voegt een pictogram toe om andere gebruikers te signaleren dat dit document gevoelige of vertrouwelijke informatie bevat.
• Document hernoemen: Maakt het mogelijk om de bestandsnaam van het document te wijzigen zonder het opnieuw te downloaden of te importeren.
• Document verwijderen: Maakt het mogelijk om het document definitief uit deze lijst en uit het Dossier te verwijderen.

Meerdere documenten verwijderen

Het is mogelijk om meerdere documenten te selecteren en ze in één handeling te verwijderen:

1. Vink de selectievakjes naast de te verwijderen documenten aan.
2. Klik op de knop x document(en) verwijderen die verschijnt.
3. Bevestig de verwijdering in het bevestigingsvenster.

Automatisch openen van ongelezen inkomende acties

Op verzoek van de support is het mogelijk om per entiteit het automatisch openen in te stellen van de X laatste ongelezen inkomende acties — nog niet gekoppeld aan een actie — bij het openen van een dossier.

3) Het Principe van de Acties

Het concept van Acties is fundamenteel op het platform. Een Actie is de tijdgestempelde registratie van elke gebeurtenis die het Dossier vooruithelpt (communicatie, beslissing, statuswijziging, enz.). Alle transacties en stappen van het Dossier worden geregistreerd via het aanmaken van een Actie.

Vereenvoudigde weergave van acties

Het platform biedt een vereenvoudigde weergave van de actietijdlijn, die u kunt activeren via uw gebruikersprofiel. Deze alternatieve interface biedt geavanceerde beheermogelijkheden om het dagelijkse werk op dossiers te vergemakkelijken.

Weergave activeren

Om deze weergave te activeren:

1. Ga naar uw gebruikersprofiel (klik rechtsboven op uw naam)
2. Open het tabblad Acties weergave
3. Selecteer Vereenvoudigde weergave en klik op Opslaan
4. Ga terug naar een dossier om de interfacewijziging te zien

Om terug te keren naar de volledige weergave, selecteert u Klassieke weergave in hetzelfde tabblad.

info

Verschijnt het tabblad Acties weergave niet in uw profiel, dan is deze functionaliteit niet geactiveerd voor uw entiteit. Neem contact op met Sushil voor de activering.

Beschikbare functies

De vereenvoudigde weergave biedt verschillende geavanceerde beheertools. Wanneer u met de muis over een actie gaat, maakt de datum plaats voor twee soorten bedieningselementen (ze blijven zichtbaar wanneer de actie is opengeklapt):

• Snelkoppelingspictogrammen (rechtsboven op de actie):

  • Allen beantwoorden en Doorsturen: beschikbaar op ontvangen e-mails en op reeds verzonden e-mails. Deze acties zijn ook beschikbaar in de standaardweergave.
  • Bewerken (potloodpictogram): opent de actie om ze te bewerken. Het pictogram verschijnt op acties die nog bewerkbaar zijn (concepten, geplande acties, manueel ingevoerde inkomende acties); een reeds verzonden e-mail kan niet meer worden bewerkt.

  Allen beantwoorden

  De editor opent vooraf ingevuld met alle ontvangers van de oorspronkelijke e-mail in het veld Aan. Het oorspronkelijke bericht onderaan de editor is bewerkbaar vóór verzending.

  

  De voorvertoning toont het nieuwe bericht gevolgd door de geciteerde oorspronkelijke e-mail.

  

  Doorsturen

  De editor opent met een leeg veld Aan - u vult zelf de ontvanger(s) in. Het oorspronkelijke bericht onderaan de editor is bewerkbaar vóór verzending. De bijlagen van de oorspronkelijke e-mail worden automatisch vooraf toegevoegd op het tabblad Bijlagen.

  

  De voorvertoning toont uw begeleidend bericht met de geciteerde oorspronkelijke e-mail eronder.

  

• Contextmenu (...): geeft toegang tot de overige beheerbewerkingen die hieronder worden beschreven.

Het aantal bijlagen van elke actie wordt nu ook rechtstreeks in de tijdlijn weergegeven.

Klik op een actie om ze open te klappen: de Beschrijving en, voor een uitgaande actie, de Interne opmerking verschijnen boven de inhoud en kunnen rechtstreeks vanuit de tijdlijn worden bewerkt of verwijderd.

Een actie toewijzen aan een inkomende actie

Onder elke inkomende actie opent de knop Een actie toewijzen de lijst van inkomende acties die beschikbaar zijn voor de status en de procedure van het dossier. Selecteer de actie die overeenkomt met het ontvangen element om de actie te kwalificeren; de knop Wissen verwijdert de toewijzing.

Heeft het dossier verplichte velden die niet zijn ingevuld, dan is het toewijzen geblokkeerd zolang ze niet zijn aangevuld.

Geplande acties

Geplande acties worden uitsluitend aangemaakt door een automatische workflow met een vertraging: ze kunnen niet manueel worden ingepland. Zo'n actie draagt een planningsactiestatus en wordt niet meteen verzonden — ze wacht op haar verzenddatum.

In de tijdlijn worden ze aangeduid met een badge die de voorziene verzenddatum en het -uur toont, en een teller bovenaan de tijdlijn geeft het totale aantal geplande acties op het dossier weer.

Om de planning te annuleren, klikt u op het kruisje van de badge. Na bevestiging vertrekt de actie niet op de voorziene datum: ze keert terug naar concept, waar ze aanpasbaar blijft en manueel kan worden verzonden.

Geplande acties worden standaard verborgen in de tijdlijn (zie Geavanceerde filters).

info

Deze functionaliteit is niet standaard geactiveerd. Wenst u ervan gebruik te maken, neem dan contact op met Sushil voor de activering.

Vergelijking: Standaardweergave vs Vereenvoudigde weergave

Aspect	Standaardweergave	Vereenvoudigde weergave
Weergave	Volledig met alle details en metadata	Uitgekleed, focus op essentiële informatie
Beschikbare acties	Allen beantwoorden en Doorsturen beschikbaar op e-mails	Snelkoppelingen (Allen beantwoorden, Doorsturen, Bewerken) en rijk contextmenu per actietype
Filteren	Basisopties	Geavanceerde filters (interlocutor, type, wijzigingsgeschiedenis, geplande acties)
Gebruik	Volledige raadpleging van dossiers	Actief beheer en manipulatie van acties

Inkomende acties (ontvangen e-mails, telefoongesprekken, enz.)

Voor acties die u ontvangt van klagers of ondernemingen:

Actie	Beschrijving
De actie in een nieuw venster openen	Toont de actie in detail in een nieuw venster om alle details te raadplegen
Datum en tijd wijzigen	Past het tijdstip van de actie aan om het juiste moment te corrigeren of bij te werken
Beschrijving bewerken	Past de interne beschrijving van de actie aan
Kopiëren naar...	Maakt een kopie van de actie naar een ander dossier (handig voor gelijkaardige communicatie)
Verplaatsen naar...	Verplaatst de actie naar een ander dossier
Actie verwijderen	Verwijdert de actie uit de dossierhistoriek (onomkeerbaar)

Uitgaande acties (verzonden e-mails, gegenereerde documenten, enz.)

Voor acties die u hebt aangemaakt en verzonden:

Actie	Beschrijving
E-mail opnieuw verzenden	Verstuurt dezelfde e-mail opnieuw naar de oorspronkelijke ontvangers
De actie in een nieuw venster openen	Toont de actie in detail in een nieuw venster om alle details te raadplegen
Beschrijving bewerken	Past de interne beschrijving van de actie aan
Opmerking bewerken	Voegt een interne opmerking toe of werkt deze bij
Kopiëren naar...	Maakt een kopie van de actie naar een ander dossier
Verplaatsen naar...	Verplaatst de actie naar een ander dossier
Actie verwijderen	Verwijdert de actie uit de dossierhistoriek

Geavanceerde filters

De vereenvoudigde weergave biedt extra filters om snel en efficiënt door de tijdlijn te navigeren:

Filter	Functie
Interlocutor	Toon enkel acties gekoppeld aan de klager, de onderneming, of beide. Handig om communicatie met een specifieke partij te isoleren.
Actietype	Filter op type: E-mails, telefoongesprekken, beschrijvingen, documenten, enz.
Wijzigingsgeschiedenis verbergen	Vermindert visuele ruis door kleine wijzigingsitems te verbergen (statuswijzigingen, metadata-updates).
Geplande acties verbergen	Verbergt de geplande acties die op verzending wachten. Deze filter staat standaard aan: verwijder hem om de komende verzendingen in de tijdlijn te tonen.

Toegang tot filters: Gebruik het menu bovenaan de actietijdlijn om uw filtercriteria te selecteren.

Voordelen van de vereenvoudigde weergave

• Uitgeklede interface: Minder visuele elementen, focus op het essentiële. Belangrijke informatie valt meteen op.
• Directe toegang tot acties: Rijk contextmenu met de meest gebruikte handelingen binnen handbereik
• Geoptimaliseerde navigatie: Krachtige filters om snel een specifieke actie te vinden zonder visuele overbelasting
• Snel klasseren: Kopieer of verplaats een actie naar een ander dossier en wijs een actie toe aan ontvangen elementen, zonder de tijdlijn te verlaten

Beschikbare acties in standaardweergave

In de standaardweergave zijn de actieknoppen direct zichtbaar op elke geopende e-mail. De beschikbare acties verschillen naargelang de richting van de e-mail.

Inkomende e-mails

Actie	Beschrijving
Beschrijving van de actie bewerken	Past de interne beschrijving van de actie aan
Allen beantwoorden	Opent de editor vooraf ingevuld met alle ontvangers van de ontvangen e-mail om direct vanuit het dossier te antwoorden
Doorsturen	Stuurt de e-mail door naar een of meerdere nieuwe ontvangers, met de originele inhoud geciteerd in de editor en de bijlagen vooraf toegevoegd
Verwijderen	Verwijdert de actie uit de dossierhistoriek (onomkeerbaar)

Uitgaande e-mails

Actie	Beschrijving
Opnieuw verzenden	Verstuurt dezelfde e-mail opnieuw naar de oorspronkelijke ontvangers
Beschrijving van de actie bewerken	Past de interne beschrijving van de actie aan
Allen beantwoorden	Opent de editor vooraf ingevuld met alle ontvangers van de verzonden e-mail om direct vanuit het dossier te antwoorden
Doorsturen	Stuurt de e-mail door naar een of meerdere nieuwe ontvangers, met de originele inhoud geciteerd in de editor en de bijlagen vooraf toegevoegd
Verwijderen	Verwijdert de actie uit de dossierhistoriek (onomkeerbaar)

Allen beantwoorden en Doorsturen

Het bewerkingsvenster is identiek ongeacht welke weergave u gebruikt.

Allen beantwoorden

De editor opent vooraf ingevuld met alle ontvangers van de oorspronkelijke e-mail in het veld Aan. Het oorspronkelijke bericht onderaan de editor is bewerkbaar vóór verzending.

De voorvertoning toont het nieuwe bericht gevolgd door de geciteerde oorspronkelijke e-mail.

Doorsturen

De editor opent met een leeg veld Aan - u vult zelf de ontvanger(s) in. Het oorspronkelijke bericht onderaan de editor is bewerkbaar vóór verzending. De bijlagen van de oorspronkelijke e-mail worden automatisch vooraf toegevoegd op het tabblad Bijlagen.

De voorvertoning toont uw begeleidend bericht met de geciteerde oorspronkelijke e-mail eronder.

Vergelijking van de interfaces

Standaardweergave:

Vereenvoudigde weergave:

Betekenis van de pictogrammen (Gesloten actie)

• 1ste regel: We hebben de auteur van de actie; als het een uitgaande actie is, is dit de beheerder die de actie heeft aangemaakt, als het een inkomende actie is, is dit de klager of de onderneming die de actie heeft aangemaakt. We hebben ook de datum en het tijdstip waarop de actie is aangemaakt.
• 2de regel: We hebben de verschillende betrokkenen bij de actie.
• 3de regel: In volgorde hebben we:
  • De actie die werd uitgevoerd
  • De status van de actie (hier, "Voltooid")
  • Het pictogram dat aangeeft dat er een interne opmerking bij de actie is
  • Het pictogram dat aangeeft dat er een beschrijving is
  • Het type actie (hier, een e-mail)
  • Het pictogram dat aangeeft dat de actie bijlagen heeft
  • Het pictogram dat aangeeft dat de actie inhoud bevat

---

4) Beheer vs aanmaken van acties

De vereenvoudigde weergave laat u bestaande acties beheren en organiseren (dupliceren, verplaatsen, data aanpassen). Om nieuwe acties aan een dossier toe te voegen, gebruikt u de knop "Actie toevoegen" die in de volgende sectie wordt toegelicht.

Aanmaken van een Actie

Het aanmaken van alle soorten acties verloopt in drie afzonderlijke stappen. Om het proces te starten, klikt u op de knop "Actie toevoegen" of "Uitgaande actie aanmaken" (afhankelijk van uw interface) bovenaan de actietijdlijn op de detailpagina van het Dossier.

Vereenvoudigde weergave:

Standaardweergave:

Stap 1: Algemene Informatie

Deze stap is gemeenschappelijk voor alle soorten acties en definieert de context van de gebeurtenis.

Veld	Doel
Actie	Definieert de actie die u uitvoert binnen het Dossier. (bv:Ontvangstbevestiging sturen, Verzoek om aanvullende informatie, enz.)
Beschrijving	Een korte samenvatting van het onderwerp van de actie, alleen zichtbaar voor interne gebruikers.
Verantwoordelijke	Standaard de persoon die de actie aanmaakt. Het vermelden van een andere persoon in dit veld zal een melding voor die persoon creëren.
Deadline	Uiterste Datum voor de voltooiing van deze actie. (bv: Een actie in de statusConcept moet vóór deze Datum worden verzonden).

Stap 2: Inhoud

De inhoud van deze stap varieert afhankelijk van het geselecteerde type actie:

A. Type Actie: E-MAIL

U definieert hier het bericht en de ontvangers.

• E-mail
  • Sjabloon:
    • Beschrijving: Maakt het mogelijk om een vooraf geconfigureerd sjabloon te kiezen om het opstellen te versnellen.
    • Vooraf invullen: Dit veld is vooraf geselecteerd als u een specifiek actietype in stap 1 hebt gekozen (bv: Stuur ontvangstbevestiging).
  • Verzendvelden:
    • Beschrijving: Definitie van de adressen Van, Aan, CC, BCC.
    • Vooraf invullen: De velden zijn vooraf ingevuld op basis van de geselecteerde actie:
      • Voor een e-mail aan de Klager: het adres van de Klager wordt toegevoegd aan het veld Aan.
      • Voor een e-mail aan de Onderneming: het adres van de Onderneming of haar contactpersoon wordt toegevoegd aan het veld Aan.
  • Onderwerp:
    • Beschrijving: Het onderwerp van uw e-mail.
    • Vooraf invullen: Het is vooraf ingevuld met ofwel het standaardonerwerp dat voor uw dienst is gedefinieerd, ofwel het onderwerp dat is gespecificeerd in het sjabloon dat u hebt geselecteerd.
  • Lichaam van het bericht:
    • Beschrijving: Stel de inhoud op via de Rich Text Editor.
    • Vooraf invullen: De inhoud van het geselecteerde sjabloon wordt ingevoegd. De e-mailhandtekening die vooraf in uw profiel is geconfigureerd, verschijnt automatisch aan het einde van het bericht. Hebt u ze verwijderd of wilt u ze elders plaatsen, dan voegt de knop E-mailhandtekening invoegen in de werkbalk ze in op de plaats van de cursor.

• Bijlagen:

Op het tabblad Bijlagen kunt u documenten aan uw communicatie toevoegen vanuit verschillende bronnen:

• Een document toevoegen vanuit het sjabloon (Dynamische generatie)
  • Klik op de knop.
  • Selecteer het inhoudssjabloon (template) dat u wilt gebruiken. Het platform genereert een document in PDF-formaat (of een ander formaat) op basis van de huidige Dossier-gegevens.
• Een bestand bijvoegen (Vanaf uw computer)
  • Klik op de knop.
  • Selecteer de documenten van uw harde schijf die u aan uw e-mail wilt toevoegen.
• Een document van het Dossier toevoegen (Reeds aanwezig bestand)
  • Klik op de knop.
  • Selecteer een of meer documenten die al zijn vermeld op het tabblad Documenten van het Dossier.
• Een e-mail toevoegen vanuit het Dossier
  • Klik op de knop.
  • Selecteer een specifieke e-mail uit de actietijdlijn die u als bijlage bij uw nieuwe verzending wilt toevoegen (nuttig voor referentie of doorsturen).

B. Type Actie: DOCUMENT

U gebruikt deze actie om brieven, rapporten of officiële beslissingen te genereren.

• Documenten-tabblad:
  • Toevoegen:
    • Gebruik Een document toevoegen vanuit het sjabloon om een bestand te genereren met behulp van een platformtemplate.
    • Gebruik Een document van het dossier toevoegen om een reeds gekoppeld document toe te voegen.
    • Gebruik Een e-mail vanuit het dossier toevoegen om een reeds verzonden e-mail in het dossier toe te voegen.
  • Documentontvanger: Geeft de partij aan voor wie dit document bestemd is (Klager, Onderneming, enz.).
• Voorbeeld: Een geïntegreerde viewer stelt u in staat om de lay-out en inhoud van het document te controleren en te wijzigen vóór finalisatie.

C. Type Actie: BESCHRIJVING (Telefoongesprek of Interne Notitie)

Gebruikt om een notitie te maken van een gebeurtenis die geen e-mail of document is.

• Beschrijving: Een groot tekstveld stelt u in staat om de gebeurtenis te documenteren (bv: het verslag van een telefoongesprek, de conclusies van een onderzoek, het detail van een interne beslissing).
• Ontvanger(s): Maakt het mogelijk om de persoon aan te duiden die betrokken is bij de gebeurtenis, zelfs als er geen verzending plaatsvindt.

Stap 3: Voorbeeld en Opslag

Deze stap maakt de definitieve validatie en visualisatie van de actie mogelijk vóór verzending.

1. Voorbeeld: Visualiseer het document en het definitieve bericht vóór verzending.
2. Actiestatus: Definieer de status (bv: GEDAAN, IN BEHANDELING, CONCEPT). De status GEDAAN wordt vaak gebruikt om te bevestigen dat de actie zal worden verzonden.
   1. Deze status maakt het mogelijk om een actie in een status Concept te houden voordat deze wordt verzonden, om er later op terug te komen, maar ook in een status zoals In afwachting van goedkeuring, zodat deze actie kan worden gevalideerd door een meerdere of een collega. (bv: Een aanbeveling die moet worden gevalideerd door een bemiddelaar).
3. Opslag: Deze laatste stap van het aanmaken van een actie voegt de actie toe aan de geschiedenis van het Dossier.

• Bevestigen en verzenden
  • Verzendt de e-mail of de documenten naar de ontvangers.
• Opslaan als concept
  • Slaat de actie op in een status Concept en stelt u in staat om er later op terug te komen.

Actiestatussen

Actiestatussen zijn niet zomaar labels; ze vormen het controlemechanisme dat de levenscyclus en de goedkeuringsflow van een actie binnen het bemiddelingsproces regelt. Ze bepalen of de actie voltooid is.

De Hoofdrol van Statussen

De fundamentele rol van statussen is het definiëren van de levenscyclus van een actie, vanaf de creatie tot de finalisering.

• Controle op verzending/uitvoering: Een status zoals Concept of Wachten op goedkeuring voorkomt dat de actie officieel wordt verzonden. Omgekeerd betekent een status zoals Voltooid dat de actie is verzonden en beschikbaar is in de actiegeschiedenis.
• Zichtbaarheid en Verantwoordelijkheid: De status geeft duidelijk de voortgang aan en vaak ook wie verantwoordelijk is voor de volgende stap. Bijvoorbeeld, een actie met de status "Wachten op goedkeuring" staat duidelijk in de wachtrij van een overste of collega om gevalideerd te worden.

De Belangrijkste Statuscategorieën

Statussen kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën die de levenscyclus modelleren:

Categorie	Voorbeelden van Statussen	Impact op de Actie
Concept	Concept, In ontwerp	De actie is niet officieel en kan door de maker worden gewijzigd/verwijderd zonder impact op het globale proces.
In uitvoering	In uitvoering, Wachten op goedkeuring, In herziening	De actie is gelanceerd. Ze is onderworpen aan de workflowlogica en blokkeert of doet het dossier vorderen totdat ze voltooid is.
Afgewerkt	Afgewerkt	De actie is afgerond. Ze is verzonden naar de ontvanger.

De Cruciale Link met de Dossier-Workflow

Dit is waar actiestatussen hun volledige belang tonen. De status van een actie staat niet op zich; het is een hefboom voor de voortgang van het dossier.

In de workflows kunnen acties die met een specifieke actiestatus worden aangemaakt, wijzigingen in de dossierstatus teweegbrengen. Dit mechanisme maakt een validatiesysteem mogelijk, waarvan hier een voorbeeld:

• Een actie wordt aangemaakt met de status "Wachten op goedkeuring", waardoor het dossier overgaat naar de status "Aanbeveling - Wachten op goedkeuring".
• Van daaruit kan de actie worden goedgekeurd of afgewezen, waarna de status van zowel de actie als het dossier dienovereenkomstig wordt aangepast.
• Ten slotte gaat de actie naar "Voltooid", wordt ze verzonden naar de ontvanger en kunnen de overige stappen van het proces worden voortgezet.

Om de persoon te specificeren die de betreffende actie moet valideren, is het mogelijk om deze persoon toe te voegen aan de lijst van "Verantwoordelijken" tijdens de eerste stap van het aanmaken van een actie. Deze persoon ontvangt dan een melding dat hij/zij is toegewezen.

4) Verlengingsflow van een dossier

Wanneer de behandeling van een dossier de oorspronkelijk vastgestelde deadline overschrijdt, biedt CompMan een gestructureerd mechanisme om een verlenging van de deadline aan te vragen. Dit proces is onderworpen aan validatie en is beperkt in het aantal toepassingen.

Essentiële Voorwaarden

Voordat een aanvraag tot verlenging kan worden gestart, moet aan twee voorwaarden in het dossier worden voldaan:

• Het dossier moet als volledig worden beschouwd.
• De velden "Datum van voltooiing dossier" en "Deadline" moeten ingevuld zijn.

Belangrijke opmerking: Als er geen deadline bestaat voor het dossier, is het technisch onmogelijk om een verlenging aan te vragen.

Regels voor Verlenging

• Limiet: Er kan slechts één verlenging per dossier worden aangevraagd.
• Extra termijn: Het aantal toegekende dagen voor de verlenging is vooraf geconfigureerd.

Stappen van het Aanvraagproces

Het proces volgt een eenvoudige flow van indiening en beslissing:

Initiatie

• Ga naar het optiemenu (...) naast de titel Acties.
• Selecteer de optie: "Verlenging van de deadline aanvragen".

Indiening

• Er verschijnt een contextueel venster.
• Selecteer de persoon die verantwoordelijk is voor de validatie van de aanvraag (de hiërarchische overste).
• Geef een gedetailleerde reden voor deze aanvraag tot verlenging in het daarvoor bestemde veld.

Melding

• Zodra de aanvraag is aangemaakt, stuurt het platform een melding naar de geselecteerde persoon voor validatie.

Beslissing

De validator heeft twee opties, elk met een andere impact op het dossier en de aanvrager:

• Goedkeuren
  • Impact: De deadline van het dossier wordt automatisch verlengd met het vooraf geconfigureerde aantal dagen.
  • Communicatie: Er wordt een melding gestuurd naar de aanvragende gebruiker om hem/haar te informeren over de goedkeuring.
• Afwijzen
  • Impact: De deadline van het dossier blijft ongewijzigd.
  • Communicatie: Mogelijkheid om een tekstveld in te vullen om de reden van weigering toe te lichten. Deze uitleg is voor iedereen zichtbaar in de dossiergeschiedenis. Er wordt een melding gestuurd naar de aanvragende gebruiker.

Automatische goedkeuring van de verlenging

Het is mogelijk om uw entiteit zo te configureren dat de stap voor het selecteren van een goedkeurder wordt overgeslagen: de verlengingsaanvraag wordt dan automatisch en onmiddellijk goedgekeurd, zonder externe validatie. Enkel het redenveld moet nog worden ingevuld.