Comment remplacer un autre gestionnaire ?
Introduction
Le remplacement d'un gestionnaire consiste à reprendre temporairement la gestion des dossiers d'un collègue. Cette situation se présente fréquemment lors d'absences (congés, maladie), de réorganisations d'équipe, ou lorsqu'un gestionnaire quitte l'organisation.
CompMan facilite ce processus en permettant de dupliquer et adapter rapidement les filtres globaux existants, vous donnant ainsi un accès instantané aux mêmes vues organisées que votre collègue utilisait pour gérer ses dossiers.
Pourquoi utiliser cette méthode ?
Avantages de la duplication de filtres
Gain de temps considérable : Au lieu de recréer manuellement chaque filtre en essayant de se rappeler tous les critères appliqués (statuts, étapes, types de dossier, échéances, etc.), vous partez d'une base déjà configurée et opérationnelle.
Cohérence garantie : Vous conservez exactement la même logique de travail que le gestionnaire que vous remplacez, ce qui assure une continuité dans le traitement des dossiers.
Réduction des erreurs : En dupliquant plutôt qu'en recréant, vous évitez les oublis de critères importants qui pourraient faire passer certains dossiers sous le radar.
Cas d'usage courants
- Remplacement temporaire : Un collègue part en vacances et vous devez gérer ses dossiers pendant son absence
- Transition définitive : Un gestionnaire quitte l'organisation et ses dossiers doivent être redistribués
- Formation : Un nouveau collaborateur doit reprendre progressivement des dossiers d'un gestionnaire expérimenté
- Réorganisation : Une restructuration d'équipe nécessite de redistribuer les portefeuilles de dossiers
- Charge de travail : Pour équilibrer la charge entre gestionnaires en reprenant une partie des dossiers d'un collègue surchargé
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous de :
- Avoir accès à CompMan avec les droits appropriés
- Connaître l'identité du gestionnaire dont vous allez reprendre les dossiers
Procédure détaillée
Étape 1 : Accéder aux filtres globaux
- Connectez-vous à CompMan et naviguez vers la page des dossiers
- Dans le menu supérieur, localisez le bouton "Tous les filtres"
- Cliquez dessus pour afficher la liste complète des filtres (favoris, personnels et globaux)
Les filtres globaux sont des filtres partagés au niveau de l'organisation. Contrairement aux filtres personnels, ils sont visibles par tous les utilisateurs et permettent de standardiser les vues de travail.
Étape 2 : Identifier les filtres à dupliquer
Dans la liste des filtres globaux, vous devez identifier ceux qui sont pertinents pour le gestionnaire que vous allez remplacer :
Par exemple :
- Mes dossiers en cours : Affiche les dossiers actuellement actifs pour ce gestionnaire
- Mes actions à faire : Affiche les actions à faire pour ce gestionnaire
- Mes dossiers urgents : Affiche les dossiers avec une échéance proche ou en retard
Certains filtres peuvent avoir un nom générique mais contenir un critère sur un gestionnaire spécifique. Vérifiez toujours le contenu du filtre avant de le dupliquer.
Étape 3 : Dupliquer un filtre
Pour chaque filtre identifié :
- Localisez le bouton de duplication : À droite du nom du filtre, cliquez sur l'icône trois points (⋮) pour ouvrir le menu contextuel
- Sélectionnez "Dupliquer" : Cette option créera une copie exacte du filtre avec tous ses critères et paramètres
- Confirmation : Le système créera automatiquement le filtre dupliqué avec un nom tel que "Nom du filtre (1)" ou "Nom du filtre - Copie"
Étape 4 : Modifier le filtre dupliqué
Une fois le filtre dupliqué créé :
- Rouvrez le menu des filtres pour localiser votre nouveau filtre
- Accédez au mode édition :
- Cliquez sur les trois points (⋮) à droite du filtre dupliqué
- Sélectionnez "Editer" dans le menu
- Examinez les critères : La fenêtre d'édition affiche tous les critères appliqués au filtre
Étape 5 : Adapter le critère de gestionnaire
Cette étape est cruciale car c'est ici que vous allez rediriger le filtre vers vos propres dossiers :
- Identifiez la ligne de critère "Gestionnaire du dossier" dans la liste des critères
- Vérifiez les paramètres actuels :
- 1er sélecteur : "Gestionnaire du dossier" (ne pas modifier)
- 2ème sélecteur : L'opérateur (généralement "ÉGAL" ou "CONTIENT")
- 3ème sélecteur : Le nom de l'ancien gestionnaire
- Modifiez l'opérateur : Assurez-vous que le 2ème sélecteur est bien positionné sur "ÉGAL"
- Remplacez le gestionnaire :
- Dans le 3ème sélecteur, supprimez le nom de l'ancien gestionnaire
- Sélectionnez le nom du gestionnaire que vous remplacez
Ne confondez pas "Gestionnaire du dossier" avec "Gestionnaire de l'action". Le premier désigne la personne responsable de l'ensemble du dossier, le second concerne uniquement la personne en charge d'une action dans le dossier.
Étape 6 : Renommer et organiser
Pour une meilleure organisation :
Modifiez le nom du filtre pour le rendre explicite :
- Exemple : "Dossiers de Marie - En cours (1)" → "Mes dossiers - En cours"
- Ou conservez une référence à l'ancien gestionnaire si c'est temporaire : "Backup Marie - En cours"
Étape 7 : Enregistrer et ajouter au dashboard
- Enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton "Appliquer et enregistrer"
- Aller sur votre dashboard pour ajouter le nouveau filtre à votre vue principale :
- Cliquez sur "Ajouter une table"
- Sélectionnez "Ajouter un filtre"
- Choisissez votre filtre dupliqué dans la liste
Étape 8 : Répéter pour tous les filtres nécessaires
Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque filtre que vous devez dupliquer. Les gestionnaires utilisent généralement plusieurs filtres pour organiser leur travail :
- Filtres par statut (dossiers en cours, en attente, clôturés)
- Filtres par échéance (urgent, cette semaine, ce mois)
- Filtres par type de dossier
- Filtres par étape de traitement
Exemple visuel
Voici une démonstration complète de la procédure :
Questions fréquentes
Puis-je dupliquer les filtres personnels d'un autre utilisateur ?
Non, seuls les filtres globaux peuvent être dupliqués. Les filtres personnels sont privés et ne sont visibles que par leur créateur.
Le gestionnaire original verra-t-il que j'ai dupliqué ses filtres ?
Non, la duplication de filtres globaux est une action standard et privée. Le gestionnaire original n'en sera pas notifié et ne verra pas vos filtres dupliqués (sauf s'ils deviennent globaux eux aussi).
Que se passe-t-il si le gestionnaire original modifie son filtre après que je l'ai dupliqué ?
Les filtres sont indépendants après la duplication. Si le gestionnaire original modifie son filtre, cela n'affectera pas votre copie. Inversement, vos modifications ne modifieront pas le filtre original.
Dois-je supprimer les filtres dupliqués après la fin du remplacement ?
Cela dépend de votre organisation :
- Remplacement temporaire : Oui, vous pouvez les supprimer ou les désépingler de votre dashboard une fois que le gestionnaire est de retour
- Transition définitive : Conservez-les et renommez-les de manière appropriée car ce sont maintenant VOS filtres de travail
Puis-je remplacer plusieurs gestionnaires en même temps ?
Oui, il suffit de répéter la procédure pour chaque gestionnaire. Pensez à bien nommer vos filtres pour identifier rapidement quel filtre correspond à quel gestionnaire (ex: "Backup Marie - Urgent", "Backup Jean - En cours").
Support
Si vous rencontrez des difficultés lors de cette procédure :
- Consultez la documentation sur les filtres et recherches
- Contactez votre administrateur CompMan pour une assistance technique
- Demandez à un collègue qui a déjà effectué cette manipulation
Cette procédure vous semble compliquée ou pourrait être améliorée ? N'hésitez pas à faire remonter vos suggestions à votre administrateur ou via notre support. Vos retours nous aident à améliorer CompMan !