Ga naar hoofdinhoud

Hoe vervang ik een andere beheerder?

Inleiding​

Het vervangen van een beheerder betekent het tijdelijk overnemen van het beheer van de dossiers van een collega. Deze situatie komt vaak voor bij afwezigheden (vakantie, ziekte), teamreorganisaties of wanneer een beheerder de organisatie verlaat.

CompMan vergemakkelijkt dit proces door het snel dupliceren en aanpassen van bestaande globale filters, waardoor u direct toegang krijgt tot dezelfde georganiseerde weergaven die uw collega gebruikte om zijn dossiers te beheren.

Waarom deze methode gebruiken?​

Voordelen van het dupliceren van filters​

Aanzienlijke tijdsbesparing: In plaats van elk filter handmatig opnieuw te maken en te proberen alle toegepaste criteria (statussen, stappen, dossiertypen, deadlines, enz.) te onthouden, begint u met een reeds geconfigureerde en operationele basis.

Gegarandeerde consistentie: U behoudt exact dezelfde werklogica als de beheerder die u vervangt, wat zorgt voor continuïteit in de behandeling van dossiers.

Vermindering van fouten: Door te dupliceren in plaats van opnieuw te creëren, vermijdt u het vergeten van belangrijke criteria die ervoor zouden kunnen zorgen dat bepaalde dossiers onder de radar blijven.

Veelvoorkomende gebruikssituaties​

  • Tijdelijke vervanging: Een collega gaat op vakantie en u moet zijn dossiers beheren tijdens zijn afwezigheid
  • Definitieve overgang: Een beheerder verlaat de organisatie en zijn dossiers moeten worden herverdeeld
  • Opleiding: Een nieuwe medewerker moet geleidelijk dossiers overnemen van een ervaren beheerder
  • Reorganisatie: Een teamherstructurering vereist herdistributie van dossierportefeuilles
  • Werklast: Om de werklast tussen beheerders in evenwicht te brengen door een deel van de dossiers van een overbelaste collega over te nemen

Vereisten​

Voordat u begint, zorg ervoor dat u:

  • Toegang heeft tot CompMan met de juiste rechten
  • De identiteit kent van de beheerder wiens dossiers u zult overnemen

Gedetailleerde procedure​

Stap 1: Toegang tot globale filters​

  1. Log in op CompMan en navigeer naar de dossierpagina
  2. Zoek in het bovenste menu de knop "Alle filters"
  3. Klik erop om de volledige lijst met beschikbare filters (favorieten, persoonlijk en globaal) weer te geven
Goed om te weten

Globale filters zijn filters die op organisatieniveau worden gedeeld. In tegenstelling tot persoonlijke filters zijn ze zichtbaar voor alle gebruikers en maken ze het mogelijk om werkweergaven te standaardiseren.

Stap 2: Identificeer de te dupliceren filters​

In de lijst met globale filters moet u degene identificeren die relevant zijn voor de beheerder die u gaat vervangen:

Bijvoorbeeld:

  • Mijn lopende dossiers: Geeft de momenteel actieve dossiers voor deze beheerder weer
  • Mijn acties: Geeft de acties weer die voor deze beheerder moeten worden uitgevoerd
  • Mijn urgente dossiers: Geeft dossiers met een nabije of verlopen deadline weer
Aandachtspunt

Sommige filters kunnen een algemene naam hebben maar een criterium bevatten voor een specifieke beheerder. Controleer altijd de inhoud van het filter voordat u het dupliceert.

Stap 3: Een filter dupliceren​

Voor elk geïdentificeerd filter:

  1. Zoek de dupliceerknop: Klik rechts van de filternaam op het pictogram drie punten (⋮) om het contextmenu te openen
  2. Selecteer "Dupliceren": Deze optie creëert een exacte kopie van het filter met al zijn criteria en instellingen
  3. Bevestiging: Het systeem maakt automatisch het gedupliceerde filter aan met een naam zoals "Filternaam (1)" of "Filternaam - Kopie"

Stap 4: Het gedupliceerde filter wijzigen​

Zodra het gedupliceerde filter is aangemaakt:

  1. Open het filtermenu opnieuw om uw nieuwe filter te lokaliseren
  2. Ga naar de bewerkingsmodus:
    • Klik op de drie punten (⋮) rechts van het gedupliceerde filter
    • Selecteer "Bewerken" in het menu
  3. Bekijk de criteria: Het bewerkingsvenster toont alle criteria die op het filter zijn toegepast

Stap 5: Pas het beheerdercriterium aan​

Deze stap is cruciaal omdat u hier het filter naar uw eigen dossiers omleidt:

  1. Identificeer de criteriumregel "Dossierbeheerder" in de lijst met criteria
  2. Controleer de huidige parameters:
    • 1e selector: "Dossierbeheerder" (niet wijzigen)
    • 2e selector: De operator (meestal "GELIJK AAN" of "BEVAT")
    • 3e selector: De naam van de oude beheerder
  3. Wijzig de operator: Zorg ervoor dat de 2e selector is ingesteld op "GELIJK AAN"
  4. Vervang de beheerder:
    • Verwijder in de 3e selector de naam van de oude beheerder
    • Selecteer de naam van de beheerder die u vervangt
Belangrijk

Verwar "Dossierbeheerder" niet met "Actiebeheerder". De eerste duidt de persoon aan die verantwoordelijk is voor het hele dossier, de tweede betreft alleen de persoon die verantwoordelijk is voor de lopende actie.

Stap 6: Hernoemen en organiseren​

Voor een betere organisatie:

Wijzig de filternaam om het expliciet te maken:

  • Voorbeeld: "Dossiers van Marie - Lopend (1)" → "Mijn dossiers - Lopend"
  • Of behoud een verwijzing naar de oude beheerder als het tijdelijk is: "Backup Marie - Lopend"

Stap 7: Opslaan en toevoegen aan dashboard​

  1. Sla uw wijzigingen op door op de knop "Toepassen en opslaan" te klikken
  2. Ga naar uw dashboard om het nieuwe filter toe te voegen aan uw hoofdweergave:
    • Klik op "Tabel toevoegen"
    • Selecteer "Filter toevoegen"
    • Kies uw gedupliceerde filter uit de lijst

Stap 8: Herhaal voor alle benodigde filters​

Herhaal stappen 3 tot 7 voor elk filter dat u moet dupliceren. Beheerders gebruiken meestal meerdere filters om hun werk te organiseren:

  • Filters per status (lopende, wachtende, afgesloten dossiers)
  • Filters per deadline (urgent, deze week, deze maand)
  • Filters per dossiertype
  • Filters per behandelingsfase

Visueel voorbeeld​

Hier is een volledige demonstratie van de procedure:

Veelgestelde vragen​

Kan ik de persoonlijke filters van een andere gebruiker dupliceren?​

Nee, alleen globale filters kunnen worden gedupliceerd. Persoonlijke filters zijn privé en alleen zichtbaar voor hun maker.

Zal de oorspronkelijke beheerder zien dat ik zijn filters heb gedupliceerd?​

Nee, het dupliceren van globale filters is een standaard en privé actie. De oorspronkelijke beheerder wordt hiervan niet op de hoogte gebracht en zal uw gedupliceerde filters niet zien (tenzij ze ook globaal worden).

Wat gebeurt er als de oorspronkelijke beheerder zijn filter wijzigt nadat ik het heb gedupliceerd?​

De filters zijn onafhankelijk na duplicatie. Als de oorspronkelijke beheerder zijn filter wijzigt, heeft dit geen invloed op uw kopie. Omgekeerd wijzigen uw wijzigingen het originele filter niet.

Moet ik de gedupliceerde filters verwijderen na het einde van de vervanging?​

Dat hangt af van uw organisatie:

  • Tijdelijke vervanging: Ja, u kunt ze verwijderen of losmaken van uw dashboard zodra de beheerder terug is
  • Definitieve overgang: Behoud ze en hernoem ze op een passende manier, want dit zijn nu UW werkfilters

Kan ik meerdere beheerders tegelijk vervangen?​

Ja, herhaal gewoon de procedure voor elke beheerder. Denk eraan om uw filters goed te benoemen om snel te kunnen identificeren welk filter overeenkomt met welke beheerder (bijv: "Backup Marie - Urgent", "Backup Jan - Lopend").

Ondersteuning​

Als u problemen ondervindt tijdens deze procedure:

  1. Raadpleeg de documentatie over filters en zoekopdrachten
  2. Neem contact op met uw beheerder CompMan voor technische assistentie
  3. Vraag een collega die deze handeling al heeft uitgevoerd
Voortdurende verbetering

Lijkt deze procedure u ingewikkeld of zou deze kunnen worden verbeterd? Aarzel niet om uw suggesties door te geven aan uw beheerder of via onze ondersteuning. Uw feedback helpt ons CompMan te verbeteren!