Inbox
L'Inbox centralise les e-mails entrants qui n'ont pas encore été rattachés à un dossier existant. Elle vous permet de les consulter, de les associer à un dossier ou de les supprimer.
1) Quand un e-mail apparaît-il dans l'Inbox ?
Un e-mail arrive dans l'Inbox lorsque CompMan ne parvient pas à l'associer automatiquement à un dossier existant. Cela se produit notamment lorsque :
- l'e-mail ne contient pas de numéro de dossier reconnu dans son objet ou son corps ;
- le numéro de dossier mentionné ne correspond à aucun dossier actif sur la plateforme ;
- l'e-mail provient d'une adresse inconnue qui n'est associée à aucun plaignant ou entreprise enregistré.
Les e-mails correctement associés à un dossier n'apparaissent pas dans l'Inbox - ils apparaissent directement dans l'onglet Actions du dossier concerné.
2) Éléments de la page
- Barre de recherche : filtre les e-mails par expéditeur, objet ou contenu du message.
- Tableau des e-mails : liste des messages en attente de traitement, avec expéditeur, objet, date de réception.
- Barre d'actions (bas de l'écran) : apparaît lorsqu'un ou plusieurs e-mails sont sélectionnés ; permet d'associer ou de supprimer.
3) Associer un e-mail à un dossier
C'est l'action principale de l'Inbox : relier manuellement un e-mail à son dossier.
- Sélectionnez l'e-mail dans le tableau en cochant la case à gauche de la ligne (ou cliquez sur la ligne pour l'ouvrir et le lire).
- Dans la barre d'actions en bas de l'écran, cliquez sur Associer à un dossier.
- Une fenêtre de recherche s'ouvre. Saisissez le numéro ou le nom du dossier pour le retrouver.
- Sélectionnez le dossier dans les résultats.
- Confirmez l'association.
L'e-mail disparaît de l'Inbox et apparaît désormais dans l'onglet Actions du dossier sélectionné.
Lorsque la nouvelle présentation des suggestions est activée pour votre entité, la liste des dossiers est répartie en deux catégories : Suggestions, les dossiers que CompMan associe à l'e-mail, puis Tous les dossiers. Chaque dossier affiche ses intervenants et les avatars des utilisateurs qui y travaillent. Contactez Sushil pour l'activer.
Cochez plusieurs e-mails avant de cliquer sur Associer à un dossier pour les rattacher tous au même dossier en une seule opération.
4) Que faire avec un e-mail non rattachable ?
Certains e-mails dans l'Inbox peuvent être des spams, des erreurs d'envoi ou des messages sans lien avec un dossier actif.
- Si l'e-mail est hors sujet ou indésirable : sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer dans la barre d'actions.
- Si l'e-mail concerne un dossier mais que vous n'arrivez pas à le retrouver : consultez l'onglet Dossiers avec une recherche élargie, ou contactez votre administrateur.
La suppression d'un e-mail dans l'Inbox est définitive. Assurez-vous que l'e-mail n'a pas de valeur avant de le supprimer.
5) Note sur le rafraîchissement
L'Inbox ne se met pas à jour automatiquement pendant votre session. Pour voir les nouveaux e-mails arrivés depuis votre dernière visite, rafraîchissez la page (touche F5).